מדריך מקיף לתכנון אירוע חברה מנצח

תכנון והגדרת מטרות

לפני שמתחילים עם הלוגיסטיקה של תכנון האירוע, חשוב קודם כל להגדיר בבירור את היעדים שלו. האם אתם רוצים לציין באמצעותו את אבני הדרך של החברה, לחזק את קשרי הצוות, או להציג מוצר/שירות חדש?

רוצים להדליף? שלחו וואטסאפ

הצטרפו לדף הפייסבוק שלנו

הבנת המטרות להפקת אירוע החברה תנחה את כל ההחלטות הבאות שתיקחו, ותבטיח שהאירוע שתערכו יתאים לאווירה ולחוויה הכוללת של האירוע והאורחים שישתתפו בו.

קביעת תקציב

בדקו את המשאבים הכספיים הזמינים לאירוע והקצו כספים בהתאם. קחו בחשבון את כל ההוצאות הפוטנציאליות כולל השכרת מקום, קייטרינג, מוזיקה, פעילויות, קישוטים וחומרי קידום מכירות. תקציב מוגדר ונכון יעזור לכם לקבל החלטות טובות ולמנוע הוצאות מיותרות.

בחירת מקום מתאים

בחירת המקום הנכון לאירוע החברה תקבע את האווירה שתהיה באירוע, וכך תשפיע באופן משמעותי על הצלחתו. קחו בחשבון גורמים כמו גודל חלל, מיקום, עיצוב ושירותים כלולים בעת בחירת מקום מתאים. בין אם מדובר באולם אירועים מסורתי, חלל חיצוני פתוח או מקום ייחודי כמו מוזיאון או גלריה לאמנות, וודאו שזה מתאים עם הנושא והיעדים של האירוע המתוכנן.

פעילויות מתאימות

שלבו באירוע פעילויות אינטראקטיביות ומגבשות שיעודדו את בניית הצוות, ויצרו קשרים מקצועיים טובים בין כל העובדים. ממשחקים שוברי קרח ואתגרי צוות ועד סדנאות והרצאות מעניינות, התאימו את הפעילויות כך שיתאימו למטרת האירוע ולהעדפות המשתתפים. שילוב אלמנטים של כיף ולמידה מבטיח שכולם יהיו מעורבים באופן פעיל לאורך כל האירוע, וגם ייהנו מכך.

אוכל מגוון ומותאם לכולם

מזון ומשקאות הם מרכיבים בלתי נפרדים של כל אירוע, והקפדה על העדפות והגבלות תזונתיות מגוונות היא חיונית. מומלץ לבחור חברת קייטרינג שתוכל להכין תפריט שיתאים לצרכים תזונתיים שונים, כולל אפשרויות למשקאות קלים, חמים ואלכוהוליים קלילים כמו קאווה וכן תפריט אוכל עשיר ומגוון עם מנות צמחוניות, טבעוניות וללא גלוטן. מתן מגוון אפשרויות קולינריות מבטיח שכל אחד מהמשתתפים יוכל למצוא את האוכל המתאים לו.

רשימות הגעה

אם הנכם מתכננים לערוך אירוע חברה גדול עם מספר רב של משתתפים, כדאי לפשט את תהליך ההרשמה לאירוע באמצעות שימוש בפלטפורמות רישום מקוונות, או תוכנה ייעודית לניהול אירועים. אספו מראש מידע הכרחי על המוזמנים כמו פרטי התקשרות, העדפות תזונתיות וכל דרישות מיוחדות אחרות כדי לייעל את התכנון והלוגיסטיקה.

קידום האירוע

במידה והשאיפה שלכם היא להגביר את הנוכחות של המותג וליצור אירוע עסקי שיווקי, רצוי ליישם אסטרטגיית שיווק וקידום מקיפה כדי להגביר את נוכחות המשתתפים ולהשיג את יעדי השיווק. השתמשו בערוצי פרסום שונים כדי ליצור עניין כמו ניוזלטרים בדוא”ל, מודעות בפלטפורמות חברתיות, הודעות באתר האינטרנט הרשמי של החברה וגם שילוט פיזי כדי להפיץ בצורה נרחבת את הידיעה על האירוע.

שימו לב לפרטים

הצלחת האירוע המתוכנן טמונה בפרטים הקטנים יותר, אז זכרו לא להתעלם מכל היבט של תכנון הדרוש לארגון האירוע. שימו לב לסידורי ישיבה, שילוט ברור, ציוד הגברה וסגנון עיצוב כדי ליצור חוויה מגובשת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים והאורחים. כדאי לשלב אלמנטים מיתוגיים בצורה עדינה לאורך כל האירוע, וכך לחזק את זהות החברה ולהותיר רושם מקצועי ונכון.